Quelles personnes ont accès à la BDES ?

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Les entreprises de plus de 50 salariés sont depuis 2015, contraintes de se soumettre à une nouvelle obligation, qui peut s’avérer fastidieuse dans sa gestion au quotidien : il s’agit de la BDES. La Base de données économiques et sociales fait donc partie aujourd’hui intégralement des PME comme des entreprises de plus grande envergure, qui elles s’y soumettent depuis 2014 quand elles emploient plus de 300 salariés.

Il s’agit d’une base de données qui recueille des informations en rapport direct avec l’orientation de l’entreprise, sur des critères qui ont trait aussi bien aux effectifs, qu’aux aspects économiques de l’entreprise.

Il est nécessaire de conserver ces informations en lieu sûr, pour différentes raisons.

Pourquoi la BDES doit-elle être confidentielle ?

La BDES contient des données qui sont plutôt sensibles pour l’entreprise, et qui nécessitent ainsi une gestion et une consultation très confidentielles. En effet, on y trouve des documents liés aux finances de la société concernée, ou à sa fiscalité par exemple, et ces renseignements ne peuvent raisonnablement pas être mis dans n’importe quelles mains.

Outre cette contrainte, la mise en place du RGPD a également forcé les dirigeants d’entreprise à modifier leur gestion de cette base de données. Il est en effet nécessaire aujourd’hui de préserver les données personnelles des salariés, et on en trouve au sein de la BDES, notamment pour ce qui a trait aux salaires, parmi d’autres éléments comme la formation professionnelle par exemple.

Ces informations aujourd’hui plus encadrées nécessitent donc une grande prudence, dans leur gestion et leur consultation. Il sera donc important de mettre en place un accès restreint à la BDES, de manière à gérer avec plus de précision la mise à disposition de ces informations.

L’utilisation d’un outil numérique, et d’un logiciel BDES permet de faciliter grandement la gestion de la BDES, notamment pour tout ce qui est relatif à son accès au quotidien.

Qui est habilité à accéder à la BDES ?

Le caractère sensible des données implique donc que seules des personnes habilitées puissent accéder à cette base de données. Notamment, on pourra citer le comité d’entreprise, qui utilisera la BDES régulièrement, et qui nécessitera donc une mise à disposition à chaque fois que cela est nécessaire. D’autres acteurs, comme les membres du comité social et économique auront également la possibilité de consulter la BDES.

Parmi les salariés, on pourra citer les représentants du personnel notamment, ainsi que les délégués syndicaux, qui auront eux aussi le droit d’accéder à ces renseignements, pour différents objectifs liés à leur qualification.

Le plus judicieux est donc de créer un accès personnel pour chacun des acteurs ayant accès à la BDES dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Les outils actuels permettent cette restriction numérique, grâce à l’utilisation de codes d’accès notamment, offrant une vraie maîtrise de la consultation des données.

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